ICMS-ST: Entenda as Mudanças na Substituição Tributária

A partir de 1º de janeiro de 2026, centenas de produtos deixaram de ser submetidos ao regime de substituição tributária do ICMS (ICMS-ST) no Estado de São Paulo. Essa mudança, estabelecida pela Portaria SRE 64/25, representa uma transformação profunda na forma como o imposto é recolhido e exige adaptações significativas por parte das empresas. Compreender essas alterações é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar custos operacionais desnecessários.

O Que Era o ICMS-ST

O regime de substituição tributária do ICMS foi criado para simplificar a arrecadação do imposto e reduzir a sonegação fiscal. Nesse modelo, a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS de toda a cadeia produtiva era concentrada em um único contribuinte, geralmente o fabricante ou o importador.

Na prática, isso significava que quando um fabricante vendia um produto para um distribuidor, ele já recolhia antecipadamente o ICMS que seria devido em todas as etapas seguintes da cadeia, até chegar ao consumidor final. Esse sistema reduzia a complexidade para o fisco, que precisava fiscalizar menos contribuintes, e teoricamente simplificava o processo para os demais elos da cadeia, que não precisavam se preocupar com o recolhimento do imposto.

O Novo Regime de Arrecadação

Com as mudanças implementadas pela Portaria SRE 64/25, centenas de produtos foram excluídos do regime de ICMS-ST. Agora, o imposto passa a ser recolhido de forma distribuída em cada etapa da cadeia produtiva.

Isso significa que cada empresa envolvida na comercialização do produto - fabricante, distribuidor, atacadista e varejista - passa a ser responsável pelo recolhimento do ICMS sobre sua própria operação. O imposto deixa de ser antecipado e passa a ser cobrado conforme o produto avança na cadeia de comercialização.

Essa mudança visa alinhar o sistema de arrecadação paulista com as premissas da reforma tributária federal e reduzir o acúmulo de benefícios fiscais que podem gerar distorções de competitividade no mercado.

Impactos na Gestão Tributária

A transição do regime de ICMS-ST para a cobrança distribuída traz diversas implicações operacionais para as empresas.

Reestruturação dos processos de cobrança: Com o imposto sendo cobrado em cada estágio da cadeia produtiva, as empresas precisam adaptar seus sistemas de faturamento e emissão de notas fiscais. O que antes era responsabilidade de um único contribuinte agora se distribui por vários elos da cadeia.

Maior complexidade no e-invoicing: Os sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas precisam ser atualizados para garantir o cumprimento das novas obrigações fiscais. Isso exige maior integração entre os sistemas de gestão empresarial (ERP) e as plataformas de e-invoicing, além de automação dos processos para reduzir o risco de erros.

Reorganização da gestão tributária: As empresas precisam reorganizar seus processos internos de gestão tributária. Equipes fiscais que antes focavam principalmente no cumprimento de obrigações acessórias agora precisam gerenciar ativamente o recolhimento do ICMS em cada operação.

Vantagens e Desvantagens do Novo Sistema

Como toda mudança tributária, a exclusão de produtos do regime de ICMS-ST traz tanto vantagens quanto desafios.

Vantagens:

A principal vantagem é a maior transparência e uniformidade na arrecadação. Com o imposto sendo recolhido em cada etapa, fica mais claro quanto cada elo da cadeia está contribuindo, reduzindo distorções e facilitando a fiscalização de possíveis irregularidades.

Além disso, o novo sistema elimina o problema do acúmulo de benefícios fiscais que geravam distorções competitivas. No regime antigo, alguns contribuintes conseguiam acumular benefícios em diferentes etapas da cadeia, criando vantagens artificiais que prejudicavam a concorrência.

Desvantagens:

O principal desafio é o aumento dos custos operacionais de transição. As empresas precisam investir na adequação de seus sistemas fiscais, no treinamento de equipes e, em muitos casos, na contratação de consultorias especializadas para garantir a conformidade com as novas regras.

Além disso, durante o período de adaptação, há maior risco de erros no recolhimento do imposto, o que pode resultar em autuações fiscais e custos adicionais. A incerteza regulatória também pode afetar os fluxos de caixa das empresas, especialmente aquelas de menor porte que têm menos recursos para investir em adequação.

Para alguns setores, a redistribuição do recolhimento do imposto pode resultar em aumento da carga tributária efetiva, especialmente para aqueles que anteriormente se beneficiavam do recolhimento concentrado.

Setores Mais Afetados

As mudanças no ICMS-ST não afetam todos os setores da mesma forma. Alguns segmentos enfrentam impactos mais significativos devido às características de suas cadeias produtivas.

Setor de construção: Produtos como areia, pedra britada e outros materiais de construção que antes eram submetidos ao ICMS-ST agora exigem recolhimento distribuído. Isso aumenta a complexidade operacional para construtoras e distribuidores de materiais.

Agropecuária: Produtos relacionados à criação de animais e insumos agrícolas também foram afetados, exigindo reorganização dos processos fiscais de produtores rurais e cooperativas.

Indústria em geral: Diversos produtos industrializados que antes tinham o ICMS recolhido antecipadamente pelo fabricante agora exigem que distribuidores e varejistas gerenciem ativamente o recolhimento do imposto.

Como Sua Empresa Deve Se Preparar

Diante dessas mudanças, algumas ações são fundamentais para garantir uma transição suave e minimizar os impactos negativos.

Faça um diagnóstico completo: Identifique quais produtos comercializados pela sua empresa foram excluídos do regime de ICMS-ST. Analise o impacto financeiro e operacional dessas mudanças em cada linha de produto.

Invista em tecnologia: Atualize seus sistemas de e-invoicing para garantir a conformidade com as novas regras. Considere investir em soluções que automatizem o cálculo e o recolhimento do ICMS, reduzindo o risco de erros e o trabalho manual da equipe fiscal.

Capacite sua equipe: Ofereça treinamento para os profissionais da área fiscal sobre as novas regras e procedimentos. A compreensão adequada das mudanças é fundamental para evitar erros e autuações.

Revise contratos e acordos comerciais: As mudanças no ICMS-ST podem afetar a estrutura de custos e preços. Revise contratos com fornecedores e clientes para garantir que as responsabilidades tributárias estejam claramente definidas.

Monitore o fluxo de caixa: Durante o período de transição, monitore atentamente o impacto das mudanças no fluxo de caixa da empresa. O recolhimento distribuído do ICMS pode alterar o timing dos desembolsos tributários.

Busque consultoria especializada: A complexidade das mudanças torna essencial contar com o apoio de especialistas em planejamento tributário. Uma consultoria qualificada pode identificar oportunidades de economia, garantir a conformidade e minimizar riscos.

Prazos e Cronograma de Implementação

A Portaria SRE 64/25 entrou em vigor em 1º de janeiro de 2026, mas o governo estadual reconhece que as empresas precisam de tempo para se adaptar. Por isso, está previsto um período de transição durante o qual a fiscalização será mais educativa do que punitiva.

No entanto, isso não significa que as empresas possam postergar indefinidamente suas adequações. É fundamental iniciar o processo de adaptação o quanto antes para evitar problemas futuros e garantir que todos os sistemas e processos estejam funcionando adequadamente quando o período de transição terminar.

Conclusão

As mudanças no regime de ICMS-ST representam um desafio significativo para as empresas paulistas, mas também uma oportunidade de modernizar processos e ganhar eficiência. Aquelas que se adaptarem rapidamente e de forma estratégica estarão melhor posicionadas para competir no novo cenário tributário.

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